Datenschutzerklärung

Klubkontor · Stand: 31. August 2026

Klubkontor ist eine Anwendung für die Kassenführung in Sportvereinen. Trainerinnen und Trainer fotografieren ihre ausgelegten Belege, der Kassenwart prüft sie und erstattet sie. Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten dabei verarbeitet werden, warum, und welche Rechte Sie haben.

1. Wer für welche Daten verantwortlich ist

Bei Klubkontor gibt es zwei Verantwortliche, und die Unterscheidung ist keine Förmlichkeit — sie bestimmt, an wen Sie sich wenden.

Ihr Verein	ist Verantwortlicher für alles, was in der Kasse steht: Ihre Mitgliedschaft, Ihre Belege, Ihre Bankverbindung. Er entscheidet, wer einen Zugang bekommt, was mit einem Beleg geschieht und wie lange er aufbewahrt wird. Fragen zu Ihren Daten richten Sie an Ihren Verein.
HL-Systems	betreibt die Anwendung und ist dabei Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Wir verarbeiten die Daten Ihres Vereins ausschließlich nach seiner Weisung und nicht für eigene Zwecke. Für den Betrieb der Server, den Versand der E-Mails und den Zugang zur Anwendung selbst sind wir Verantwortlicher.

Anbieter und Betreiber

HL-Systems Hendrik Lenz und Claudia Lenz GbR
Kreuzweg 52
65589 Hadamar
Telefon: +49 6433 9489750
E-Mail: mail@hlsystems.de
USt-IdNr.: DE286017612

2. Welche Daten verarbeitet werden

Ihr Zugang

Name und E-Mail-Adresse
Ihr Passwort — gespeichert als Hash, nicht im Klartext; wir können es nicht lesen
Ihre Rolle im Verein, Ihre Mannschaft und Ihr Kürzel
Ihre gewählte Sprache

Ein Zugang entsteht nur durch die Einladung eines Vereinsadministrators. In der Anwendung selbst kann man sich nicht registrieren.

Ihre Bankverbindung

IBAN und Kontoinhaber, damit der Verein Ihnen ausgelegtes Geld erstatten kann. Sie sind innerhalb des Vereins nur für den Kassenwart sichtbar.

Ihre Belege

das Foto oder die PDF-Datei des Belegs
Betrag, Datum, Kategorie, Mannschaft und Ihre Notiz
Rückfragen des Kassenwarts und Ihre Antworten darauf
der Verlauf: wann ein Beleg eingereicht, geprüft, freigegeben oder erstattet wurde, und von wem

Beim Betrieb der Anwendung

Unsere Server protokollieren jeden Aufruf mit IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufenem Pfad und der Kennung Ihres Browsers oder Ihrer App. Diese Protokolle dienen dem sicheren Betrieb und der Fehlersuche; sie werden nicht zur Beobachtung einzelner Personen ausgewertet.

Klubkontor beobachtet Sie nicht. Es gibt keine Werbung, kein Tracking, keine Analysedienste, keine Profilbildung und keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung. Es werden keine Daten an Werbenetzwerke oder Datenhändler weitergegeben — an niemanden, verkauft wird nichts.

3. Was die App auf Ihrem Gerät speichert

Ihren Zugangsschlüssel im Schlüsselbund des Geräts (iOS Keychain). Er verlässt das Gerät nur als Nachweis gegenüber dem Server, den Sie gewählt haben. Wenn Sie es so eingerichtet haben, gibt das Gerät ihn erst nach Face ID oder Touch ID frei; die biometrischen Merkmale selbst bleiben im Gerät und erreichen uns nie.
Ihre Warteschlange in einer lokalen Datenbank: Belege, die Sie ohne Netz erfasst haben, samt Fotos. Sie werden übertragen, sobald wieder Verbindung besteht, und danach vom Gerät entfernt.
Ihre Einstellungen: gewählter Server, Sprache, helle oder dunkle Darstellung.

Zugriffe, um die die App bittet

Kamera — um einen Beleg zu scannen.
Fotos — um einen bereits fotografierten Beleg auszuwählen. Die App liest nur das Bild, das Sie auswählen.
Face ID / Touch ID — um Ihren gespeicherten Zugang zu entsperren.

Jeder dieser Zugriffe geschieht nur, wenn Sie ihn auslösen, und lässt sich in den Einstellungen Ihres Geräts jederzeit widerrufen. Die Vorerkennung von Betrag und Datum auf einem frisch aufgenommenen Beleg läuft auf Ihrem Gerät.

4. Warum wir verarbeiten — und auf welcher Grundlage

Zugang bereitstellen, Belege erfassen, prüfen und erstatten	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Erfüllung des Vertrags zwischen Ihrem Verein und uns, in dessen Rahmen Sie die Anwendung nutzen
Belege zehn Jahre aufbewahren	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — gesetzliche Aufbewahrungspflicht (§ 147 AO, § 257 HGB)
Sicherer Betrieb, Fehlersuche, Abwehr von Missbrauch	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an einer funktionierenden und sicheren Anwendung

5. Wer die Daten außer uns noch sieht

Wir setzen Dienstleister ein, die für uns als Auftragsverarbeiter tätig sind. Mit jedem besteht ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO.

Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen

Server und Objektspeicher. Hier laufen die Anwendung und die Datenbank, und hier liegen die Belegfotos. Die Rechenzentren stehen in Deutschland.

Brevo (Sendinblue SAS), Paris

Versand der E-Mails der Anwendung: Einladungen, Passwortzurücksetzung, Bestätigung einer neuen Adresse, Hinweise auf Rückfragen. Übertragen werden dabei Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name und der Inhalt der jeweiligen Nachricht. Der Sitz liegt in der Europäischen Union.

Belege per E-Mail

Wer mag, kann einen Beleg an eine persönliche Einreichadresse unter post.klubkontor.de schicken. Wir empfangen und verarbeiten dann die Nachricht samt Anhang und Absenderadresse. Diese Adresse ist an Ihre Mitgliedschaft gebunden und lässt sich in Ihrem Konto abschalten.

Mistral AI SAS, Paris

Handschriftliche Schiedsrichter-Spesenquittungen lassen sich maschinell schlecht lesen. Für sie — und nur für sie — wird das Bild des Belegs an einen Erkennungsdienst von Mistral AI übermittelt, der die eingetragenen Beträge zurückgibt. Der Dienst wird pro Beleg aufgerufen und speichert die Bilder nicht dauerhaft; der Sitz liegt in der Europäischen Union. Was daraus ein Betrag wird, entscheidet anschließend eine Rechenprobe in der Anwendung, und der letzte Blick liegt bei Ihnen: Jeder erkannte Wert lässt sich vor dem Einreichen ändern.

Bankzugang über yaxi

Der Kassenwart kann das Vereinskonto verbinden, um Umsätze abzugleichen. Der Zugang läuft über die yaxi-Dienste; die Verbindungsdaten liegen bei uns verschlüsselt. Betroffen sind dabei die Konten des Vereins, nicht Ihr privates Konto. Ihre eigene IBAN wird ausschließlich für die Erstattung an Sie verwendet.

Nächtliche Sicherung

Einmal je Nacht werden die Belege auf einen zusätzlichen Speicherort gesichert, damit ein Ausfall keinen Nachweis vernichtet. Die Sicherung enthält dieselben Daten wie die Anwendung und unterliegt denselben Regeln.

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.

6. Wie lange die Daten bleiben

Belege bleiben zehn Jahre. Das ist keine Entscheidung des Vereins, sondern eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht (§ 147 AO): Ein Beleg ist der Nachweis einer Ausgabe, und er muss bei einer Kassen- oder Steuerprüfung noch da sein.
Ihr Zugang bleibt, solange Sie ihn haben. Sie können ihn jederzeit selbst löschen (siehe Abschnitt 7).
Server-Protokolle werden regelmäßig gelöscht und nicht dauerhaft aufbewahrt.
Ihre Bankverbindung wird mit Ihrem Zugang gelöscht.

7. Ihren Zugang löschen

In der App: Konto → ganz unten Gefahrenzone → Zugang löschen. Es wird Ihr aktuelles Passwort verlangt, und Sie werden noch einmal gefragt.

Was gelöscht wird: Ihr Passwort, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Bankverbindung, alle angemeldeten Geräte und alle Mitgliedschaften. Sie können sich danach nicht mehr anmelden.

Was bleibt: Ihre Belege und Ihr Name daran. Ein Beleg ohne Einreicher ist bei einer Kassenprüfung wertlos, und der Verein muss ihn zehn Jahre aufbewahren. Diese Pflicht wiegt schwerer als das Recht auf Löschung (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO) — deshalb steht es vorher auf dem Bildschirm und nicht erst danach hier.

Wer der letzte aktive Kassenwart seines Vereins ist, kann seinen Zugang nicht löschen: Der Verein bliebe sonst ohne Zugriff auf seine eigene Kasse. In dem Fall muss zuerst jemand anderes die Rolle übernehmen.

8. Ihre Rechte

Ihnen stehen gegenüber dem Verantwortlichen zu:

Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)

Da Ihr Verein Verantwortlicher für Ihre Mitglieds- und Belegdaten ist, richten Sie diese Rechte zunächst an ihn. Erreichen Sie ihn nicht, wenden Sie sich an uns — wir leiten weiter und unterstützen ihn bei der Auskunft.

Unabhängig davon können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), etwa bei der für Ihren Wohnsitz zuständigen Landesbehörde. Für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Wiesbaden.

9. Sicherheit

Die Verbindung zwischen Ihrem Gerät und dem Server ist durchgehend mit TLS verschlüsselt. Passwörter liegen als Hash, Bankzugangsdaten verschlüsselt. Der Zugriff auf die Daten eines Vereins ist technisch auf dessen Mitglieder begrenzt — ein Zugang trägt immer genau einen Verein.

10. Änderungen

Ändert sich, wie Klubkontor Daten verarbeitet, ändert sich diese Erklärung mit. Das oben genannte Datum sagt Ihnen, welche Fassung Sie gerade lesen.